Afregning af transport ifm. foredrag

Sidst vi undersøgte adfærden blandt danske foredragsholdere, stillede vi foredragsholderne spørgsmålet, ”er du momsregistreret?”. Foredragsholderne kunne så svare ”ja” eller ”nej”. For eksperimentets skyld lavede jeg en tredje svarmulighed, nemlig ”det ved jeg ikke”. Til stor overraskelse svarede 7 % af respondenterne, ”det ved je ikke”, og det beviser meget godt, at moms, pis og papir, ikke står højest på agendaen hos ret mange af jer foredragsholdere.

I kan desværre ikke undlade at interessere jer for discipliner som moms og transportregler, da det kan betyde rigtig meget for jer, om I fakturerer korrekt, når det gælder moms og transport. I kan snyde jer selv for en masse penge, og I risikerer at skulle betale store summer til SKAT – med tilbagevirkende kraft, flere år tilbage.

I dette blogindlæg giver jeg dig derfor et indledende indblik i regler og muligheder for transportafregning. I kommende indlæg følger jeg trop med bl.a. regler for moms på foredrag.

Afregning af din transport til foredrag
I Danmark er der meget få foredragskøbere, der brokker sig over at skulle betale transport, når de booker en foredragsholder. Det er kutyme, at der kommer transport oveni. De fleste købere forhandler på honoraret – ikke på transporten. Foredragskøberen i Esbjerg ved godt, at det tager tid og koster penge for en foredragsholder at komme til Esbjerg, hvis du f.eks. er bosat i Hovedstadsområdet. Som foredragsholder skal du tænke dig godt om, før du begynder at blande honorar og transportbeløb sammen. Hvis du forhandler honoraret, kan det være fristende at sige, ”okay prisen er 12.000, men så inkluderer jeg transporten”.

Om det er en god ide afhænger i høj grad af, hvor langt du har til foredraget, hvilken transportform du benytter, hvordan du udnytter transporttiden og selvfølgelig af, hvor meget du slår af honoraret. De penge du kan afregne i kørselsgodtgørelse, hvis du vælger at køre i egen bil, kan nemlig blive til rigtig mange over tid – og i modsætning til honoraret, bliver du ikke slagtet af skattefar, når det gælder din kørselsgodtgørelse. Den er nemlig skattefri. Det eneste du skal sørge for er at føre et korrekt kørselsregnskab. Som det er tilfældet med så meget andet, når det gælder selvstændige erhvervsdrivende, så har SKAT strammet reglerne for dokumentationen af dette. Nederst i artiklen finder du relevante links i forhold til din dokumentation. Den aktuelle takst for erhvervsmæssig kørsel i egen bil er i år 3,73 pr. kilometer indtil 20.000 km. årligt. Efter de 20.000 kilometer falder taksten til kr. 2,10 pr. kilometer.

Men der er mere end økonomi forbundet med dine beslutninger i forhold til transport til og fra dine foredrag. For mange er det nemlig et temperamentspørgsmål, om man synes det er hensigtsmæssigt at tage bilen ud i foredragslandet. Tidsfaktoren er for mange særdeles afgørende.

Generelt kan man sige, at bilen hurtigt kan betale sig, hvis foredraget skal afholdes langt væk fra en central station eller en lufthavn.

Transportformer
Lad os antage, at du bor i Randers og skal til København og holde foredrag. Du kan herfra vælge mellem disse primære transportformer – og ja, jeg har ikke inkluderet hestevogn og drosche.

1) Du kan hoppe på toget på Randers station.
Når du overvejer fordele og ulemper ved at tage toget, skal du regne med, at det i foredragssammenhænge – rent prismæssigt – ofte vil være okay at vælge DSB 1´. Komforten her øger markant sandsynligheden for, at du rent faktisk kan få slappet af i toget eller arbejdet, hvis du har behov for det. En returbillet på DSB 1´ fra Randers til København koster ca. 1.335 kroner. Mange af de foredragsholdere, der vælger toget, bruger turen til at forberede det pågældende foredrag. Returrejsen bruger de fleste jeg har talt med på at tjekke mailen eller koble af. Travle foredragsholdere som Jens Arentzen og Henrik Krogh er flittige brugere af De Danske Statsbaner – og det på godt og ondt og med kalkuleret risiko indberegnet, for det sker jo altså, at toget holder stille.

Det tager 3.34 timer med lyntoget fra Randers til København plus den tid, det tager fra Hovedbanegården til lokationen.

2) Du kan tage turen fra Randers til Tirstrup Lufthavn (Århus)
De fleste kunder er også helt med på, at du tager flyveren, så længe billetprisen er fair. Problemet med flyveren er ofte, at du også har noget transport i ”begge ender”, og det kan variere i pris, og her bør du bare sikre, at der er en vis fairness i dit valg.

Tager du taxa fra Randers til Tirstrup vil det være 2 x 47 kilometer, svarende til ca. 2 x 735 kroner. Måske har du så også brug for taxa, når du når til Kastrup, og så begynder det at lugte lidt af ”en dyr omgang for kunden”. Du kan så vælge at køre i egen bil til Tirstrup, og så er der pludselig kun tale om at du afregner kunden for de 2 x 47 kilometer x 3,73. Hvis din flybillet er i den dyre ende, kan du så vurdere, om det ikke er mest fair, at du udelukkende fakturerer for flybilletten og ”selv æder biltransporten”.

3) Du kan køre i bil – enten via Storebælt eller med en af færgerne.
Forståeligt nok er mange foredragsholdere trætte af at skulle bruge 2 x 3,5 time på de ca. 336 kilometer over Storebælt for at skulle holde et foredrag, der varer 60 minutter. Det er meget tid at bruge, når det samtidig er svært at arbejde i bilen. De speakere der prioriterer bilen på de lange ture er oftest dem, der elsker at køre bil og nyder ”stilletiden” og deres eget selskab i bilen. Måske hører de podcast og taler i telefon. Speakere som Chris MacDonald, Martin Thorborg og Christian Bitz sværger til deres biler, og som jeg forstår det, giver det dem tryghed, at de selv styrer tempoet og planlægningen.

Vælger du bilen fra Randers til København, kan du køre direkte hen til kunden og afregningen bliver simpel. Den hedder i udgangspunktet 2 x 336 kilometer x 3,73 = 2.507 kroner.

4) Taxa
I tilfældet Randers-København vil det selvfølgelig være udelukket at lade kunden betale en tur i taxa. Men i mange tilfælde vil taxa-løsningen være rigtig fin i stedet for at tage bilen eller toget. Det gælder ofte kortere ture ind i de større byer, hvor mange foredrag afholdes – og hvor parkeringen eller togtiden kan være en unødvendig stressfaktor.

Du kan afregne transport på følgende måder:

1) Afregning ifølge bilag
Det er meget brugt at afregne transport efter bilag. Det betyder, at du i din afregning med kunden, medsender de pågældende bilag, som du ønsker godtgjort. Så gem altid dine kvitteringer, hvis du skal have din transport godtgjort pr. bilag.

2) Afregning af transport på faktura
Hvis du ikke magter at samle bilag, så kan du fakturere et transportbeløb, som du lægger moms på. Så laver du en cirka beregning af godtgørelsesbeløbet og pålægger moms. Ulempen her vil selvfølgelig være, at mange kunder ikke vil acceptere denne form for transportafregning. Husk at en række foredragskøbere ikke kan trække moms fra. I praksis betyder det så for dem, at de skal betale momsbeløbet ovenpå honoraret.

3) Forhåndsfakturering med fast transportbeløb.
I tilfælde hvor det kan lade sig gøre, foreslår jeg at du forhåndsfakturerer dine kunder. Hvis du gerne vil fakturere din kunde i god tid inden foredraget, så de kan betale din faktura på afholdelsesdagen eller umiddelbart efter, så kan det være en fordel at fakturere et fast beløb for transporten. Alternativet til hurtig betaling vil være, at du skal sende to fakturaer – honoraret før afholdelse og transportafregningen efter afholdelsen. Det er i min optik lidt unødvendig administration – og jeg kan godt li´ ideen om at fakturere kunden på forhånd, når nu de færreste klager over dette.

Find ud af hvor langt der er fra din bopæl til f.eks. København, Århus, Odense og Ålborg, og beregn hvad transporten vil koste ud fra Statens takst (kørsel i bil + bro). Herefter kan du bruge disse standarder i din fremtidige fakturering. Blot husk, at du til dit interne regnskab, hvert år skal justere den såkaldte kørselstakst (statens takst) ud fra de anvisninger, SKAT kommer med hvert år i november.

Fra København har jeg tidligere anbefalet disse faste afregningsbeløb

  • Storkøbenhavn: Kr. 500 (kørsel i bil eller taxa)
  • Sjælland: Kr. 800 (kørsel i bil)
  • Odense Kr. 1.200 + 470 (kørsel i bil + 2 x kr. 235 i broafgift)
  • Syd/midt Jylland Kr. 2.000 + 470 (kørsel i bil + 2 x kr. 235 i broafgift)
  • Nordjylland Kr. 2.500-3.000 + 470 (kørsel i bil + 2 x kr. 235 i broafgift)

Det er klart, at nogen gange vil beløbet være for lidt og andre gange, vil det være for meget. Kører du fra Skagen til København vil du kunne afregne ca. 3.800 kroner + broafgift og modsat, skal du til Nyborg, vil du skulle afregne mindre end de 1.200 + broafgift. Fordelen ved forhåndsfakturering skal være, at du opnår en likviditetsmæssig fordel ved, at du får faktureret dine kunder i god tid, så de betaler.

God fornøjelse med dine afregninger – og god tur, hvad enten du vælger toget, bilen, flyveren, taxaen eller den helt økonomiske cykel – som du jo også kan få kørselsgodtgørelse på ?

Nyttige links relateret til dine transportvalg:
11. november 2015 offentliggør skat takster for 2015 på dette link:
http://www.skat.dk/satser/

På linket her kan du finde excelark til korrekt udarbejdelse af din kørebog.
http://www.excel-regneark.dk/?pageIDX=148

Hvad koster din taxa?
http://taxapriser.dk/

Artiklens forfatter:
Anders Gisselmann
www.one2speak.dk

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *