Betalingsbetingelser

Har du styr på dine afbestillings- og betalingsbetingelser?

En frustreret foredragsholder sagde følgende til mig:

”Foredraget har været planlagt i et år. Jeg synes, at det er mærkeligt at min kunde aflyser 2 måneder før arrangementet. Jeg har ikke oplyst dem om et depositum? Det stinker lidt fordi jeg har måttet rykke en rejse pga. netop dette foredrag”.

Mange af jer har haft denne type frustration i den seneste tid. Lad mig slå fast med det samme, at der intet odiøst er ved, at en kunde aflyser et arrangement, og ja, for dig som foredragsholder, så ”stinker” det hver gang noget sådant sker.

Så længe du ikke har fået ok på de afbestillingsregler, der forhindrer en sen aflysning uden kompensation, så er din kunde selvfølgelig i sin gode ret til at aflyse, uden at du får en bøjet femøre.

Man kan ikke sige, at der i relationen mellem foredragsholder og køber er en egentlig kutyme omkring afbestilling. Som tommelfingerregel kan du sige, at jo mere efterspurgt en foredragsholder du er, jo mere fordelagtige betalingsbetingelser kan du formentligt kræve hos din kunde. Er du totalt ukendt, skal du nok ikke presse citronen for meget. Afbestillings- og betalingsbetingelserne et parameter, som køberne i øjeblikket har øje for – ganske simpelt fordi en del åbne foredrag bliver aflyst i øjeblikket pga. manglende tilmelding.

Uanset om du selv booker dine foredrag eller de bliver booket via et bureau, et det dit ansvar at sikre, at du kan leve med de afbestillings- og betalingsbetingelser, der handles med. Har du ikke et bureau, der i forvejen har en kontrakt, som du kan benytte dig af, så må du selv i gang med at producere denne.

Da jeg selv bookede foredragsholdere skulle jeg finde nogle standard afbestillingsbetingelser til vores kontrakter, som kom både foredragsholderen, foredragskøberen og jeg selv som formidler til gode.

Jeg endte med disse, som jeg fortsat mener, er anbefalelsesværdige:

  • Ved afbestilling senere end 45 dage før arrangementets gennemførelse opkræves 50 % af honoraret.
  • Ved afbestilling senere end 30 dage før arrangementets gennemførelse, opkræves 75 % af honoraret.
  • Ved afbestilling senere end 20 dage før arrangementets gennemførelse, opkræves 100 % af honoraret.

For kunden betyder disse frister, at de kan booke dig 6 måneder i forvejen, og vælger de så at aflyse 46 dage inden arrangementet, så kan de aflyse uden beregning. Det sætter ikke dig i en fuldstændig urimelig situation, hvorfor jeg anser dette som fair. Det du skal være særdeles opmærksom på er, at mange i øjeblikket aflyser deres åbne foredragsarrangementer alt for tidligt, under påskud af at de har manglende interesse og få tilmeldinger. Her må du nødvendigvis skubbe lidt til kunden og sikre dig, at de rent faktisk har foretaget den nødvendige markedsføring sov. Du kan hjælpe din kunde ved at fortælle dem, at deltagere i dag melder sig til langt senere en ”normalt”. En mødeplanlægger oppe i årene har måske været vant til at hun havde over 75 % af tilmeldingerne i hus 30 dage inden arrangementet. Det tal kan i dag hedde 25 % uden at der er grund til at aflyse eller gå i panik. Reglen i øjeblikket er, at jo yngre din deltagergruppe er, jo mere tilbøjelige vil de være til at melde sig sent til arrangementet.

Generelt er en aftale bindende og dermed gældende fra det tidspunkt den underskrives, hvad enten den er skriftlig eller mundtlig. Min anbefaling til foredragsholdere er at lave en helt simpel kontrakt, men trods alt ikke mere simpel, end at den bliver underskrevet af begge parter. Det gør det så meget lettere for dig, at føre bevis, hvis der opstår en konflikt.

Ovenstående er blot anbefalinger til afbestillingsfrister. Du skal forvente at dine kunder individuelt vil forhandle disse med dig. Det er op til dig at være præcis så ”hård” omkring disse, som netop du kan være det, uden at du taber forretning. Som sagt vil nogle kunder hoppe fra, hvis du ikke indvilger i de krav de opstiller – måske fordi de rent faktisk har et regelsæt der fortæller dem, at de SKAL have fleksible aftaler.

Betalingsbetingelser
Også omkring selve betalingen gør det sig gældende, at efterspørgslen efter dine foredrag er med til at bestemme, hvor hård du kan være i din forhandling med kunden. Kan du tillade dig at kræve indbetaling før foredraget, umiddelbart efter, ellers skal kunden have lidt kredit? Hvis dine foredrag udgør en stor del af din indtjening, så bør du have fokus på, at du får dine penge – om ikke før foredraget – så umiddelbart efter.

Jeg havde en fin snak med en dygtig foredragsholder om dette. Han var blevet booket af Danmarks Radio, og foredragskøberen havde meddelt ham, at de havde regler på dette område, og at de ikke udbetalte pengene før afholdelsen – men gerne lidt derefter. Foredragsholderen var smart og i stedet for at der gik forklar-mig-røv i den, stillede han DR-damen spørgsmålet.

”Okay så, jeg skal bare lige høre, betaler man licens før eller efter man ser fjernsyn?”

Herefter var det ikke så meget at diskutere og den gode foredragsholder fik sine penge før foredraget. Som det er tilfældet, når nogle af jer skal ”forsvare” hvorfor jeres foredrag koster det samme som foredragskøberen tjener på en måned, så skal du i forhold til betaling og afbestilling have dine argumenter i orden.

Og, så lad os lige blive enige om, at betaling af foredrag i dag foregår ved bruge af moderne betalingsmetoder. Jeg husker tydeligt, da jeg som relativt ny booker, havde engageret en kendt dansk kvindelig journalist til at holde et åbent foredrag på Charlottenlund Travbane. Få minutter efter at hun var gået af scenen, kom hun ned og krævede sit honorar her og nu på. “Jeg skal have min check NU!”, lød det.

”Din check”, sagde jeg måbende og konstaterede at jeg var under tredive år, og aldrig havde ejet et checkhæfte.

Og så skal jeg ellers lige love for at cirkus ”foredragsholder-af-den-gamle-skole” satte i gang. Hun råbte og skreg af mig, selvom halvdelen af deltagerne ikke havde forladt salen endnu. Til mit store held var foredragsholderen Nicolai Moltke-Leth til stede. Ham havde jeg fået et fint samarbejde med og han fik beroliget kvindemennesket så meget, at jeg kunne hidkalde arrangøren (min kunde), der Gudskelov kunne skrive en check til hende, så jeg igen kunne få lov at forlade foredragslokalet. Tak Nicolai!

For mig er og bliver det totalt gøgler-agtigt at forlange, at man skal have en check i hånden umiddelbart efter et foredrag. Det er muligt, at det har været kutymen tidligere, men vi skriver 2010 og jeg kan ikke undgå at tænke på Skattecentret i Ringkøbing, når jeg ser dette ske. Hvis du som foredragsholder har sådanne ”regler”, så skal du være klar over, at køberne risikerer at blive – mildest talt – trætte af dig, og du kan helt sikkert vinke farvel til at blive gen-booket.

Ser vi på de forskellige betalingsbetingelser I som individuelle foredragsholdere har med jeres kunder, så varierer disse meget. Nogle af jer har stramme betalingsbetingelser, men så er i alligevel lidt sløje til at få faktureret, og det ender med at kunden alligevel har særdeles favorable vilkår. Har du råd til dette, er det selvfølgelig fint.

Jeg ser det ikke som din opgave at agere bank for dine kunder, som jeg selv gjorde det som bureau. Mange – specielt de multinationale selskaber – har så indviklede betingelser, at der kan gå særdeles lang tid før du får dine penge. Og før du får pengene, skal du udfylde blanketter, der skal faxes og godkendes, du skal kort sagt ansøge i deres bogholderi om at få lov til at modtage penge. Det lyder mærkeligt, men det er ikke desto mindre sådan det er.

Jeg husker, at jeg havde over kr. 100.000 til gode hos et ”bette” amerikansk foretagne i Vedbæk i hen ved et år – det til trods for at jeg havde betalt foredragsholdere sine 80.000 umiddelbart efter det sidste foredrag. Skal man lege bank på den måde, så kræver det likviditet, og den ved kun du, om du har.

Hvad hvis du selv må melde afbud til et foredrag?
Færre foredragsholdere har gjort det klart, hvad der præcis skal ske, hvis de selv bliver nødt til at melde fra til et foredrag. Altså, hvad er din plan b, hvis du efterlader din kunde med håret i postkassen?

Skal du forvente at kunden tager dine krav til afbestilling seriøst, må du også vise din kunde, at du interesserer dig for at kompensere kunden, hvis du må melde afbud (hvis det utænkelige skulle ske).

Foredragsbureauerne oplever meget blandet forståelse, når de meddeler, at en foredragsholder desværre ikke kan møde op. Selv i tilfælde af dødsfald i nær familie, sygdom hos foredragsholderen selv el. lign. skal man ikke forvente at foredragskøberen har nogen form for forståelse, og det skyldes selvfølgelig, at det mildest talt er p…. irriterende for dem, og i nogle tilfælde forbundet med store omkostninger.

Lov altid din kunde, at du til enhver tid vil søge at finde dem en fuldgod erstatning. Og, sker det utænkelige, at du må melde afbud, så giv altid din kunde en uforbeholden undskyldning, foreslå dem en fuldgod erstatning og meddel at du selvfølgelig stiller op til et gratis foredrag, når det i nær fremtid passer kunden.

Artiklens forfatter:
Anders Gisselmann
One2speak A/S

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *